いまさら聞けない!リモートワークツールはじめの一歩

こんにちは、トラビレのブログをサボって別媒体で執筆していたら怒られた月会員兼ブログ担当のおぐらです。

 

新型コロナウイルスの影響は深刻ですが、これによってリモートワークが進んだ職場の方も多いのではないでしょうか。

また、主業・副業問わずこれからオンラインで可能な仕事を始めたいという方もより一層増えていくのではないかと思います。

そこで、現役リモートワーカーの私から初心者さんにもオススメのリモートワークツールをご紹介していきます!

Google系のツール

ITツールに普段なじみが無くても「Gmailは持っている」という方は多いのではないでしょうか。Gmailがある(Googleアカウントを持っている)だけで使える関連ツールはたくさんあります。

まだGmailを持っていない方は、この機会に作っちゃいましょう!ブラウザもGoogle系列のChromeにしておくのがおすすめです。

以下まずは代表的なツールから。概要はそれぞれリンク先をご参照ください!

Googleドキュメント…ワードみたいなもの

Googleスプレッドシート…エクセルみたいなもの

Googleスライド…パワーポイントみたいなもの

Googleフォーム…アンケート等をつくるもの

 

基本的な使い方(ほぼ共通)

それぞれファイルの新規作成方法はいくつかありますが、Googleドライブの左上の「新規」から選択するのが使いやすいかなと思います。

Googleドライブから新規ファイルを作成します

初めての方はとまどうかもしれませんが、作成したファイルはオンラインで常に変更が保存されるため、「名前を付けて保存」や「上書き保存」という操作はありません。

ファイル名は左上のところをクリックすると変更できます。

ファイルの共有方法

こういったツールの最大の利点は「オンライン上で複数人による共同編集ができる」ことです!もう、メールに添付して相手とやり取りしながらファイル名を変更していく必要はないのです。

ファイルの共有は右上の「共有」をクリックすると、メールで相手を招待するかファイルを共有するためのURLを取得できます。

議事録を共同で書く場合など、複数人で共有する場合にはリンクでグループウェアなどでURLをお知らせするのが便利です。「閲覧のみ」という設定もできるのでマニュアルをGoogleドキュメントで作成→閲覧のみの共有設定→不特定多数に共有、といった使い方もできます。

こちらのURLが上記のデモGoogleドキュメント共有リンクです▽

https://docs.google.com/document/d/17FHRo3gU3eZOdTAj8ySXiJfEpLsesBh0ftSu82UePtY/edit?usp=sharing

マイクロソフト系のファイルにエクスポート可能

Googleドキュメントはワードに、Googleスプレッドシートはエクセルに、というように変換することもできます。私の場合、プレゼンはGoogleスライドで作りますが主催者から「パワポで事前にデータください!」と依頼されるケースが多いので泣く泣く変換することが多いです。マイクロソフト系のソフト(office〇〇)にもオンライン版があるので、またの機会に紹介しようと思います。

ツール上達の秘訣は必要に迫られること

「こういうツールがあるのは知っていたけど、イマイチ使いこなせなかった」という方もいるでしょう。しかし、必要に迫られると人間ちゃんと使えるようになるものです。ブログでも引き続きツールの使い方をご紹介していったり、オンラインセミナーもやろうかなーと思っています。

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